Prueba Charla1

Charla día 1: planificación y gestión del tiempo

1. Planificación y gestión del tiempo

«10% de planeación incrementa la productividad en 90%»-Gary de Rodríguez

Todos hemos escuchado acerca de la famosa «Lista de pendientes». ¿cierto?

Bueno, a pesar de todas las complejas herramientas que existen, esta sigue siendo una de las mejores herramientas. El tema es que la mayoría de las personas no la utilizamos de la mejor forma.

No todos los puntos de la lista se crean de la misma forma. Algunas cosas no tienen la misma importancia mientras que otras tienen una misión crítica (piensa en la regla del 80/20 que es el siguiente punto). Es imperativo diferenciar entre ambas y resaltar las cosas más importantes para poder enfocarnos en ellas.

Usa siempre el Principio de Pareto (80/20)

Regla del 80/20 o Pareto: Sólo unos pocos asuntos o actividades importantes (20%) son los responsables de la mayoría del resultado (80%). Al usar este principio se puede priorizar las pocas actividades que causan la mayor parte del resultado.

La idea es que el 80% de las tareas se pueden completar en el 20% del tiempo disponible, mientras que el 20% restante de tareas tomarán el 80% del tiempo. Este principio sirve para separar las tareas en 2 partes, asignando a la primera de estas categorías (unas pocas tareas) la prioridad más alta.

Análisis ABC

Una técnica usada por largo tiempo es categorizar las tareas dentro de grupos, usualmente marcados A, B, C, de ahi el nombre. Las actividades son clasificadas como:

  • A = Tareas que son percibidas como urgentes e importantes
  • B = Tareas que son importantes, pero no urgentes
  • C = Tareas que no son ni urgentes ni importantes (puede incluir tareas que son urgentes, pero no importantes)

De ahí son ordenadas por prioridad. Para refinar la priorización algunas personas pueden forzar los que son clasificados como B a que sean A o C. El análisis ABC puede incorporar también más de 3 grupos. También se puede combinar con el análisis de Pareto (80/20).

Cómete la Rana más Fea Primero: ¡Evita postergar lo más importante!

Haz las cosas más importantes primero. Durante la mañana no empieces tu dia laboral revisando tu correo electrónico o haciendo cosas no importantes. En cambio, haz lo más importante primero. Aquella cosa que sabes que necesitas hacer, pero que es la que probablemente más te cuesta y que tiendes a postergar. Inconscientemente lo que estás haciendo es prepararse para tener un día fuera de serie.

EVITA LA POSTERGACIÓN: ¡SIEMPRE HAZ LA TAREA MÁS IMPORTANTE PRIMERO EN LA MAÑANA, AQUELLO QUE HARÁ LA DIFERENCIA EN TU DIA!

Divide la Tarea: No te dejes abrumar por los grandes proyectos, conviértelos en varios pequeños

La única manera de comerse un ELEFANTE es: ¡Un mordisco a la vez!

Decide la siguiente Acción

Uno de los pasos más importantes para mejorar la productividad personal es clarificar el resultado que quieres lograr con cada proyecto y determinar la siguiente acción directa que debes emprender para lograr el resultado. Si esta acción toma menos de 2 minutos hazla inmediatamente, sino delégala a la persona indicada o agenda para realizarla posteriormente.

CLAVE EN TU PRODUCTIVIDAD PERSONAL: ¡TODAS LAS ACCIONES QUE TOMEN MENOS DE 2 MINUTOS DEBEN HACERSE INMEDIATAMENTE!

PARA TUS PROYECTOS:

¡DETERMINA CUAL ES LA SIGUIENTE ACCIÓN QUE DEBES REALIZAR Y ENFOCATE SÓLO EN ELLA (UNA ACCIÓN A LA VEZ) Y MANTENDRÁS UN PROGRESO CONTINUO Y SORPRENDENTE!

Matriz de Priorización de Eisenhower

Esta matriz de decisión evalúa las tareas usando los criterios: «Importante» – «No importante» y «Urgente – «No Urgente», y colocando la tarea en cada uno de los cuadrantes:

  • 1. Importante y Urgente: Debe ser realizado inmediata y personalmente (por ejemplo: crisis, problemas, término de plazo, etc.)
  • 2. Importante y No Urgente: Colocar un plazo y hacerlo personalmente (por ejemplo: definir estrategia, planificación, análisis y evaluación de
  • resultados obtenidos, etc.) 3. No Importante y Urgente: Delegar (por ejemplo: reuniones, etc.)
  • 4. No Importante y No Urgente: son eliminados (por ejemplo: desperdicio, actividades triviales, etc.)

Este método fue utilizado por el general y presidente Eisenhower que decía:

«Lo que es importantes rara vez urgente y lo que es urgente es rara vez importante».

Práctica

Si quieres ver un incremento importante en tu productividad intenta lo siguiente para esta semana: Sólo como una advertencia, esta podría ser la semana más productiva que hayas tenido en el año.

Los domingos por la noche haz en una hoja de papel una lista de cosas pendientes para la semana (15 minutos) incluyendo estas 3 secciones:

  • 1. Cosas muy importantes por hacer.
  • 2. Cosas no tan importantes por hacer.
  • 3. Metas (al menos una meta específica para cada área de nuestra vida).

Puede no sonar muy interesante, pero en realidad es una actividad muy divertida: 15 minutos de claridad donde visualizamos la semana que se viene y cómo podemos hacer algo excepcional. Esto ayuda a organizar tus pensamientos y tus ojos en el «premio» o recompensa, que siempre es una buena sensación.

Cada noche antes de dormir, revisa rápidamente la lista semanal y haz una lista diaria para el siguiente día (5 minutos). Pon las cosas más importantes primero y las menos importantes después.

La revisión y reflexión de nuestros logros es una de las actividades más importantes, tómate:

  • 5 minutos cada día (todos los días) para reflexionar y evaluar tus logros diarios.
  • 15 minutos a la semana (todas las semanas) para reflexionar y evaluar tus logros semanales.
  • 1 a 2 horas al mes (todos los meses) para reflexionar y evaluar tus logros mensuales.
  • 3 a 4 horas al año (todos los años) para reflexionar y evaluar tus logros anuales.

DESPUÉS DE LA REFLEXIÓN:

REVISA TUS LOGROS, QUÉ ESTRATEGIA TIENES QUE CAMBIAR Y QUE NUEVAS HABILIDADES DEBES APRENDER

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